Apa Arti Outsourcing: Pengertian, Sistem Kerja, dan Implementasinya

1. Pengertian dan Definisi Outsourcing

Untuk memahami secara mendalam tentang outsourcing, perlu diketahui bahwa istilah ini berasal dari bahasa Inggris yang memiliki nama lain "contracting out". Dalam konteks bisnis, outsourcing merupakan praktik di mana sebuah perusahaan mengontrak sebagian atau seluruh kegiatan atau layanan bisnis kepada pihak eksternal dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional.

Sistem alih daya memungkinkan perusahaan untuk berfokus pada keahlian inti mereka sambil menyerahkan fungsi-fungsi pendukung kepada penyedia jasa yang lebih spesialisasi. Hal ini menciptakan hubungan kerja yang melibatkan tiga pihak utama: perusahaan pemberi kerja (klien), penyedia jasa outsourcing (vendor), dan karyawan atau tenaga kerja outsourcing.

Dalam praktiknya, perusahaan dapat mengalihdayakan berbagai aspek bisnis seperti layanan IT, keuangan, sumber daya manusia, produksi, atau layanan pelanggan. Pihak eksternal yang menerima kontrak ini disebut penyedia jasa outsourcing atau vendor yang memiliki keahlian dan infrastruktur untuk menjalankan tugas-tugas tersebut.

Melansir dari buku "Cara Mudah Merancang Sendiri Pensiun Anda" oleh Sawidji Widoatmodjo, praktik outsourcing dan kontrak menjadi salah satu masalah utama perburuhan pasca reformasi yang berimplikasi pada sistem pengupahan dan kesejahteraan karyawan, terutama berkaitan dengan jaminan sosial tenaga kerja.

2. Jenis-Jenis Outsourcing

Dalam dunia ketenagakerjaan, terdapat empat jenis outsourcing yang umum digunakan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional mereka. Setiap jenis memiliki karakteristik dan tujuan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

1. Professional Outsourcing - Melibatkan pengalihan pekerjaan yang memerlukan keahlian dan spesialisasi profesional seperti urusan legal, akuntansi, administrasi, dan pembelian. Contohnya adalah ketika perusahaan menyewa jasa biro akuntan publik untuk menangani seluruh urusan keuangan.
2. IT Outsourcing - Berkaitan dengan pengembangan teknologi informasi perusahaan, termasuk pengelolaan sistem IT, pengembangan aplikasi, atau pemeliharaan infrastruktur TI.
3. Manufacturing Outsourcing - Melibatkan penyewaan perusahaan lain untuk memproduksi produk dengan spesifikasi dan merek yang sudah ditentukan, memudahkan perusahaan yang tidak memiliki sumber daya produksi.
4. Project Outsourcing - Digunakan untuk menyelesaikan proyek tertentu seperti mendesain ulang website, menulis e-book, atau mengelola kampanye pemasaran, umumnya diberikan kepada pekerja lepas atau freelancer.

Setiap jenis outsourcing memiliki keunggulan tersendiri dalam membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional. Pemilihan jenis yang tepat bergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan dan sumber daya yang tersedia.

3. Sistem Kerja dan Mekanisme Outsourcing

Sistem kerja outsourcing memiliki mekanisme yang berbeda dengan perekrutan karyawan konvensional. Dalam sistem ini, tenaga kerja direkrut oleh penyedia jasa outsourcing, bukan langsung oleh perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja tersebut.

Proses dimulai dari perekrutan yang dilakukan oleh perusahaan outsourcing melalui serangkaian tes tertulis, wawancara, dan proses seleksi lainnya. Setelah tenaga kerja terpilih dan menandatangani kontrak, mereka akan ditempatkan di perusahaan klien untuk bekerja sesuai dengan kebutuhan yang telah disepakati.

Dalam hal pembayaran gaji, sistem ini menggunakan mekanisme dimana perusahaan outsourcing yang membayar gaji kepada tenaga kerja, kemudian menagihkan biaya tersebut kepada perusahaan klien. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, kontrak kerja wajib mensyaratkan adanya pengalihan perlindungan hak karyawan ketika terjadi pergantian perusahaan outsourcing.

Pekerja outsource dapat bekerja dengan basis Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) maupun Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT), dengan jaminan keamanan kerja yang menjadi tanggung jawab perusahaan outsourcing selama objek pekerjaannya masih ada.

4. Keuntungan dan Manfaat Outsourcing

Implementasi sistem outsourcing memberikan berbagai keuntungan signifikan bagi perusahaan dalam mengoptimalkan operasional bisnis mereka. Manfaat utama yang dapat diperoleh mencakup aspek efisiensi, biaya, dan fokus strategis perusahaan.

1. Meningkatkan Fokus Pekerjaan - Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk menyerahkan tugas-tugas yang kurang penting kepada pihak eksternal, sehingga fokus terhadap tugas pokok dan strategis perusahaan dapat meningkat secara signifikan.
2. Mengurangi Biaya Operasional - Sistem ini terbukti lebih ekonomis dibandingkan mempekerjakan karyawan tetap, karena menghilangkan berbagai biaya tidak pasti dan menetapkan biaya yang jelas dalam kontrak kerja.
3. Akses ke Tenaga Kerja Berkualitas - Penyedia jasa outsourcing memiliki database besar karyawan dengan beragam keterampilan dan pengalaman, memudahkan perusahaan menemukan tenaga kerja sesuai kebutuhan.
4. Fleksibilitas Operasional - Perusahaan dapat dengan cepat mendapatkan tenaga kerja tambahan untuk proyek khusus atau saat meningkatnya beban kerja tanpa melalui proses perekrutan yang panjang.
5. Mendapatkan Keahlian Spesialis - Penyedia jasa outsourcing dapat memberikan saran dan pandangan berharga tentang cara meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau mengelola risiko terkait fungsi yang dialihdayakan.

Keuntungan-keuntungan ini menjadikan outsourcing sebagai strategi yang menarik bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan sumber daya dan meningkatkan daya saing di pasar.

5. Tantangan dan Risiko Outsourcing

Meskipun memberikan berbagai keuntungan, implementasi sistem outsourcing juga menghadapi sejumlah tantangan dan risiko yang perlu dipertimbangkan dengan matang oleh perusahaan. Pemahaman terhadap risiko-risiko ini penting untuk mitigasi yang efektif.

Masalah komunikasi menjadi tantangan utama dalam sistem outsourcing, terutama ketika kinerja karyawan outsource sulit dipantau atau diperiksa secara langsung. Hal ini berbeda dengan sistem perekrutan internal dimana kontrol dan supervisi dapat dilakukan lebih intensif.

Perbedaan standar kerja antara perusahaan klien dan penyedia jasa outsourcing dapat menimbulkan kesenjangan kualitas output. Selain itu, karyawan tetap perusahaan mungkin merasa terancam dengan kehadiran tenaga kerja outsource, yang dapat mempengaruhi dinamika kerja internal.

Risiko keamanan data dan informasi juga meningkat ketika fungsi-fungsi sensitif perusahaan diserahkan kepada pihak eksternal. Perusahaan perlu memastikan bahwa penyedia jasa outsourcing memiliki sistem keamanan yang memadai untuk melindungi aset informasi perusahaan.

Mengutip dari buku "KELELAHAN KERJA (BURNOUT)" oleh Dr. Roslina Alam, pemberdayaan sumber daya manusia menjadi hal yang sangat signifikan dan strategis bagi setiap proses aktivitas organisasi, sehingga pengelolaan tenaga kerja outsource memerlukan pendekatan yang tepat untuk menjaga kinerja optimal.

6. Regulasi dan Ketentuan Hukum

Implementasi sistem outsourcing di Indonesia diatur oleh berbagai peraturan perundang-undangan yang bertujuan melindungi hak-hak pekerja dan memastikan praktik yang adil dalam hubungan kerja. Pemahaman terhadap regulasi ini penting bagi semua pihak yang terlibat.

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, bidang pekerjaan alih daya harus memenuhi syarat-syarat tertentu: dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama, dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi kerja, merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan, dan tidak menghambat proses produksi secara langsung.

Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 memberikan perlindungan tambahan bagi pekerja outsource dengan mewajibkan kontrak kerja mensyaratkan pengalihan perlindungan hak karyawan ketika terjadi pergantian perusahaan outsourcing. Hal ini memberikan jaminan keamanan kerja selama objek pekerjaan masih ada.

Dalam hal penyelesaian permasalahan, tanggung jawab penuh berada pada perusahaan penyedia jasa outsourcing, bukan pada perusahaan klien. Hal ini disebabkan secara hukum tidak ada hubungan kerja langsung antara perusahaan klien dengan tenaga kerja outsource.

Regulasi juga mengatur bahwa perusahaan outsourcing tidak diperkenankan melakukan pemotongan gaji tenaga kerja karena telah mendapatkan fee dari klien secara rutin setiap bulan, meskipun dalam praktiknya masih terdapat variasi dalam implementasi kebijakan ini.

7. FAQ (Frequently Asked Questions)

Apa yang dimaksud dengan outsourcing?

Outsourcing adalah praktik pemindahan pekerjaan atau operasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain dengan tujuan memperkecil biaya produksi dan memusatkan perhatian pada kegiatan inti perusahaan. Sistem ini juga dikenal dengan istilah alih daya dalam bahasa Indonesia.

Apa perbedaan antara karyawan tetap dan karyawan outsource?

Karyawan tetap memiliki hubungan kerja langsung dengan perusahaan dan mendapat fasilitas lengkap, sedangkan karyawan outsource bekerja melalui perusahaan penyedia jasa dengan kontrak yang terbatas dan tanggung jawab administratif berada pada perusahaan outsourcing.

Bidang pekerjaan apa saja yang bisa di-outsource?

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003, bidang yang dapat di-outsource meliputi pelayanan kebersihan, penyedia tenaga pengaman, angkutan pekerja, penyedia makanan bagi pekerja, dan jasa penunjang pertambangan serta perminyakan.

Bagaimana sistem pembayaran gaji karyawan outsource?

Gaji karyawan outsource dibayarkan oleh perusahaan penyedia jasa outsourcing, kemudian ditagihkan kepada perusahaan klien. Perusahaan outsourcing tidak diperkenankan memotong gaji karena telah mendapat fee dari klien secara rutin.

Apa keuntungan utama menggunakan sistem outsourcing?

Keuntungan utama meliputi penghematan biaya operasional, peningkatan fokus pada kegiatan inti perusahaan, akses ke tenaga kerja berkualitas dengan cepat, dan fleksibilitas dalam mengelola beban kerja sesuai kebutuhan proyek.

Apa saja risiko yang mungkin timbul dari outsourcing?

Risiko utama mencakup masalah komunikasi dan kontrol kinerja, perbedaan standar kerja, potensi ancaman terhadap keamanan data, dan kemungkinan ketidakpuasan karyawan tetap terhadap kehadiran tenaga kerja outsource.

Bagaimana perlindungan hukum bagi pekerja outsource?

Pekerja outsource dilindungi oleh UU No. 13 Tahun 2003 dan PP No. 35 Tahun 2021 yang mengatur pengalihan perlindungan hak karyawan saat pergantian perusahaan outsourcing, serta jaminan keamanan kerja selama objek pekerjaan masih ada.