Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Berbagai Keperluan

1. Pengertian Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi untuk menyatakan bahwa seseorang pernah atau masih bekerja di tempat tersebut. Dokumen ini memuat informasi lengkap seperti nama karyawan, jabatan, masa kerja, serta tujuan penerbitan surat.

Berbeda dengan surat referensi atau surat rekomendasi, surat keterangan kerja lebih bersifat faktual dan administratif. Dokumen ini tidak selalu mencantumkan penilaian kinerja, melainkan fokus pada status kepegawaian dan data diri karyawan yang bersangkutan.

Keabsahan surat ini sangat penting karena akan digunakan untuk berbagai keperluan formal. Oleh karena itu, pembuatannya harus mengikuti format baku dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki kewenangan di perusahaan.

Dalam konteks ketenagakerjaan, dokumen ini termasuk dalam kategori administrasi kepegawaian yang wajib disediakan perusahaan ketika diminta oleh karyawan. Penerbitan surat ini merupakan hak karyawan yang dijamin dalam hubungan kerja antara pekerja dan pemberi kerja.

2. Fungsi dan Kegunaan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja memiliki berbagai fungsi penting dalam kehidupan profesional seorang karyawan. Berikut adalah fungsi utama dari dokumen ini:

1. Pengajuan Kredit Perbankan - Ketika mengajukan pinjaman seperti KPR atau kredit kendaraan, bank memerlukan bukti bahwa pemohon memiliki penghasilan tetap. Contoh surat keterangan kerja menjadi salah satu dokumen wajib yang menunjukkan status kepegawaian dan kemampuan finansial untuk membayar cicilan.
2. Pembuatan Visa dan Paspor - Untuk keperluan perjalanan ke luar negeri, kedutaan atau kantor imigrasi memerlukan bukti bahwa pemohon memiliki pekerjaan tetap di Indonesia. Hal ini menjadi jaminan bahwa pemohon akan kembali ke tanah air setelah kunjungan.
3. Pengajuan Beasiswa - Bagi karyawan yang ingin melanjutkan pendidikan, terutama untuk program beasiswa profesional, surat keterangan kerja menjadi syarat wajib. Dokumen ini membuktikan pengalaman kerja dan status kepegawaian pemohon.
4. Pembukaan Rekening Bank - Beberapa jenis rekening atau layanan perbankan tertentu memerlukan verifikasi status pekerjaan nasabah. Surat keterangan kerja menjadi dokumen pendukung dalam proses pembukaan rekening tersebut.
5. Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan - Dalam kondisi tertentu, karyawan dapat mencairkan sebagian dana BPJS Ketenagakerjaan dengan menyertakan surat keterangan kerja sebagai bukti status kepegawaian yang masih aktif.
6. Keperluan Administratif Lainnya - Berbagai keperluan seperti pendaftaran sekolah anak, pengajuan subsidi pemerintah, atau keperluan hukum tertentu juga memerlukan dokumen ini sebagai bukti status pekerjaan.

3. Struktur dan Format Surat Keterangan Kerja

Untuk membuat surat keterangan kerja yang valid dan dapat diterima secara resmi, terdapat struktur baku yang harus diikuti. Berikut adalah komponen-komponen penting dalam pembuatan dokumen ini:

1. Kop Surat Perusahaan - Bagian paling atas surat harus mencantumkan kop resmi perusahaan yang berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan logo perusahaan. Kop surat ini menunjukkan keaslian dan keabsahan dokumen.
2. Nomor dan Perihal Surat - Setiap surat resmi harus memiliki nomor surat untuk keperluan arsip dan administrasi. Perihal surat ditulis dengan jelas, misalnya "Surat Keterangan Kerja" atau "Surat Keterangan Bekerja".
3. Identitas Pembuat Surat - Mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan nomor identitas pejabat yang menandatangani surat. Biasanya adalah Kepala HRD, Manager HRD, atau pimpinan perusahaan.
4. Identitas Karyawan - Bagian ini berisi data lengkap karyawan yang bersangkutan meliputi nama lengkap, nomor induk karyawan (NIK), jabatan, alamat, dan masa kerja. Data harus sesuai dengan dokumen resmi perusahaan.
5. Isi Surat - Menerangkan dengan jelas status kepegawaian, lama bekerja, dan tujuan pembuatan surat. Isi harus singkat, padat, dan informatif tanpa bertele-tele.
6. Penutup - Kalimat penutup standar seperti "Demikian surat ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya" diikuti dengan tempat, tanggal pembuatan surat.
7. Tanda Tangan dan Stempel - Bagian pengesahan berisi tanda tangan pejabat berwenang, nama jelas, jabatan, dan stempel resmi perusahaan. Tanpa stempel, surat dianggap tidak sah.

4. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Berbagai Keperluan

Berikut adalah beberapa contoh surat keterangan kerja yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik:

1. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan KPR

PT MAJU SEJAHTERA INDONESIA
Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Pusat 10110
Telp: (021) 5551234 | Email: hrd@@majusejahtera.co.id

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 045/SKK/HRD/II/2025

Contoh Surat Keterangan Kerja dari Atasan

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manager HRD
Perusahaan: PT Maju Sejahtera Indonesia

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Ahmad Rizki Pratama
NIK: 20190345
Jabatan: Supervisor Marketing
Alamat: Jl. Melati No. 45, Tangerang

Adalah benar karyawan tetap di PT Maju Sejahtera Indonesia sejak tanggal 1 Maret 2019 hingga saat ini. Yang bersangkutan memiliki kinerja baik dan dedikasi tinggi terhadap perusahaan.

Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) di Bank Mandiri.

Demikian surat ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 15 Februari 2025

Hormat kami,
Budi Santoso
Manager HRD

2. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pembuatan Visa

PT GLOBAL TEKNOLOGI NUSANTARA
Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53, Jakarta Selatan 12950
Phone: +62 21 5252525 | Email: hr@@globaltek.co.id

EMPLOYMENT CERTIFICATE
Number: 078/SKK/HR/II/2025

To:
Visa Section
Embassy of Singapore
Jakarta

Dear Sir/Madam,

The undersigned:

Name: Siti Nurhaliza
Position: HR Manager
Company: PT Global Teknologi Nusantara

Hereby certify that:

Name: Dian Purnama Sari
Position: Senior Software Engineer
Employee ID: 20180567
Date of Birth: 15 May 1990
Working Since: 10 January 2018

Is currently employed as a permanent staff member at our company. She is planning to travel to Singapore for vacation purposes from 1 March 2025 to 7 March 2025.

We guarantee that she will return to Indonesia after her vacation and continue her employment with us. All expenses during the trip will be fully borne by herself.

We kindly request your assistance in granting the necessary visa for her travel.

Jakarta, 15 February 2025

Best Regards,
Siti Nurhaliza
HR Manager

3. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pembukaan Rekening Bank

CV BERKAH MANDIRI
Jl. Ahmad Yani No. 88, Surabaya 60234
Telp: (031) 8887766 | Email: admin@@berkahmandiri.com

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 012/SKK/ADM/II/2025

Kepada Yth.
Kepala Cabang Bank BCA
Cabang Surabaya Tunjungan
Di tempat

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Hendra Wijaya
Jabatan: Direktur
Perusahaan: CV Berkah Mandiri

Menerangkan bahwa:

Nama: Eko Prasetyo
NIK: 3578021234567890
Jabatan: Staff Administrasi
Alamat: Jl. Kenari No. 12, Surabaya

Benar adalah karyawan tetap di perusahaan kami sejak 5 Juni 2021 hingga sekarang. Surat keterangan ini dibuat sebagai syarat pembukaan rekening di Bank BCA.

Demikian surat ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 15 Februari 2025

Hormat kami,
Hendra Wijaya
Direktur

4. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Beasiswa

YAYASAN PENDIDIKAN HARAPAN BANGSA
Jl. Diponegoro No. 100, Yogyakarta 55122
Telp: (0274) 556677 | Email: info@@harapanbangsa.sch.id

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 025/SKK/YPH/II/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Dr. Bambang Suryanto, M.Pd
Jabatan: Kepala Yayasan
Instansi: Yayasan Pendidikan Harapan Bangsa

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Rina Kusumawati, S.Pd
NIP: 198507152010012001
Jabatan: Guru Matematika
Unit Kerja: SMA Harapan Bangsa

Adalah benar pegawai tetap di Yayasan Pendidikan Harapan Bangsa sejak 1 Juli 2010 hingga sekarang dengan masa kerja 14 tahun 7 bulan. Selama bekerja, yang bersangkutan menunjukkan dedikasi dan kinerja yang sangat baik.

Surat keterangan kerja ini dibuat untuk keperluan pengajuan beasiswa program Magister Pendidikan Matematika di Universitas Gadjah Mada.

Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

Yogyakarta, 15 Februari 2025

Hormat kami,
Dr. Bambang Suryanto, M.Pd
Kepala Yayasan

5. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pembuatan Paspor

PT INDUSTRI JAYA ABADI
Kawasan Industri MM2100, Blok A-1
Cikarang Barat, Bekasi 17520
Telp: (021) 89765432 | Email: hrd@@industrija.co.id

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 156/SKK/HRD/II/2025

Kepada Yth.
Kepala Kantor Imigrasi Kelas I
Kota Bekasi
Di tempat

Perihal: Pembuatan Paspor

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Agus Setiawan
Jabatan: Kepala HRD
Perusahaan: PT Industri Jaya Abadi

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: Rudi Hermawan
NIK: 3216051987654321
Tempat/Tanggal Lahir: Bekasi, 5 Juni 1987
Jabatan: Supervisor Produksi
Alamat: Jl. Raya Cikarang No. 234, Bekasi

Adalah benar karyawan tetap di PT Industri Jaya Abadi sejak 15 Agustus 2015 hingga sekarang. Surat keterangan ini dibuat sebagai syarat pembuatan paspor untuk keperluan perjalanan dinas ke luar negeri.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Bekasi, 15 Februari 2025

Hormat kami,
Agus Setiawan
Kepala HRD

5. Tips Membuat Surat Keterangan Kerja yang Baik

Dalam pembuatan surat keterangan kerja, terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar dokumen yang dihasilkan profesional dan dapat diterima untuk berbagai keperluan resmi.

Pertama, pastikan semua data yang tercantum akurat dan sesuai dengan dokumen resmi perusahaan. Kesalahan dalam penulisan nama, nomor identitas, atau tanggal dapat menyebabkan surat ditolak oleh pihak yang memerlukan. Lakukan verifikasi ganda sebelum mencetak dan menandatangani dokumen.

Kedua, gunakan bahasa formal dan baku sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu bertele-tele atau informal. Contoh surat keterangan kerja yang baik menggunakan kalimat yang lugas, jelas, dan mudah dipahami tanpa mengurangi kesan profesional.

Ketiga, sesuaikan isi surat dengan tujuan penggunaannya. Untuk pengajuan kredit bank, misalnya, dapat ditambahkan informasi mengenai status kepegawaian tetap dan masa kerja yang cukup lama. Sementara untuk visa, perlu ditambahkan jaminan bahwa karyawan akan kembali ke Indonesia setelah perjalanan.

Keempat, pastikan surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan dilengkapi dengan stempel resmi perusahaan. Tanpa kedua elemen ini, surat tidak akan dianggap sah. Simpan juga salinan surat dalam arsip perusahaan untuk keperluan dokumentasi dan referensi di kemudian hari.

6. Perbedaan Surat Keterangan Kerja dengan Dokumen Sejenis

Dalam dunia kepegawaian, terdapat beberapa jenis dokumen yang sering dianggap sama namun sebenarnya memiliki fungsi dan karakteristik berbeda. Memahami perbedaan ini penting agar tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan dokumen.

Surat Keterangan Kerja vs Surat Referensi - Surat keterangan kerja bersifat faktual dan hanya menyatakan status kepegawaian seseorang. Sementara surat referensi lebih komprehensif karena mencakup penilaian kinerja, karakter, dan rekomendasi dari atasan atau perusahaan. Surat referensi biasanya digunakan saat melamar pekerjaan baru, sedangkan surat keterangan kerja untuk keperluan administratif.

Surat Keterangan Kerja vs Paklaring - Paklaring atau surat keterangan pengalaman kerja diberikan kepada karyawan yang telah berhenti bekerja. Dokumen ini mencantumkan masa kerja, jabatan terakhir, dan alasan berhenti. Berbeda dengan contoh surat keterangan kerja yang diberikan kepada karyawan aktif untuk berbagai keperluan tanpa mengakhiri hubungan kerja.

Surat Keterangan Kerja vs Surat Pengalaman Kerja - Surat pengalaman kerja lebih detail menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan pencapaian karyawan selama bekerja. Dokumen ini sering diminta saat melamar posisi yang lebih tinggi. Sementara surat keterangan kerja lebih sederhana dan fokus pada status kepegawaian saat ini.

Surat Keterangan Kerja vs Slip Gaji - Meskipun sama-sama dapat digunakan untuk pengajuan kredit, slip gaji menunjukkan rincian penghasilan bulanan karyawan. Surat keterangan kerja tidak mencantumkan nominal gaji, hanya status dan masa kerja. Beberapa instansi memerlukan kedua dokumen ini secara bersamaan untuk verifikasi yang lebih lengkap.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah surat keterangan kerja harus menggunakan stempel perusahaan?

Ya, stempel perusahaan merupakan elemen wajib dalam surat keterangan kerja. Tanpa stempel resmi, dokumen tidak akan dianggap sah oleh pihak yang memerlukan. Stempel berfungsi sebagai tanda pengesahan dan bukti bahwa surat benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

2. Berapa lama masa berlaku surat keterangan kerja?

Umumnya surat keterangan kerja berlaku selama 3-6 bulan sejak tanggal penerbitan. Namun, masa berlaku dapat berbeda tergantung kebijakan instansi yang meminta. Untuk keperluan tertentu seperti pengajuan visa, sebaiknya membuat surat yang baru agar informasi yang tercantum masih relevan dan up to date.

3. Siapa yang berhak menandatangani surat keterangan kerja?

Pejabat yang berhak menandatangani adalah Direktur, Manager HRD, Kepala HRD, atau pimpinan perusahaan yang memiliki kewenangan. Dalam contoh surat keterangan kerja, nama dan jabatan penandatangan harus tercantum jelas. Karyawan biasa tidak memiliki wewenang untuk menandatangani dokumen ini.

4. Apakah perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja jika diminta karyawan?

Ya, perusahaan memiliki kewajiban untuk memberikan surat keterangan kerja kepada karyawan yang memintanya untuk keperluan yang sah. Ini merupakan hak karyawan dalam hubungan industrial. Penolakan tanpa alasan yang jelas dapat dianggap sebagai pelanggaran hak karyawan.

5. Apakah surat keterangan kerja bisa dibuat dalam bahasa Inggris?

Ya, surat keterangan kerja dapat dibuat dalam bahasa Inggris terutama untuk keperluan pembuatan visa atau keperluan internasional lainnya. Format dan strukturnya sama dengan versi bahasa Indonesia, hanya diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dengan tetap mempertahankan formalitas dan kelengkapan informasi.

6. Bagaimana jika data dalam surat keterangan kerja ada yang salah?

Jika terdapat kesalahan data, segera hubungi bagian HRD untuk meminta pembuatan surat yang baru dengan data yang benar. Jangan melakukan perubahan atau koreksi manual pada surat karena akan merusak keabsahan dokumen. Surat yang telah dikoreksi secara manual biasanya tidak akan diterima oleh instansi yang memerlukan.

7. Apakah ada biaya untuk pembuatan surat keterangan kerja?

Umumnya perusahaan tidak memungut biaya untuk pembuatan surat keterangan kerja karena ini merupakan layanan administratif yang menjadi hak karyawan. Namun, beberapa perusahaan mungkin membatasi jumlah pembuatan surat gratis dalam periode tertentu. Sebaiknya konfirmasi kebijakan perusahaan terkait hal ini kepada bagian HRD.