Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

1. Pengertian Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

Surat perpanjangan kontrak kerja adalah dokumen formal yang diajukan oleh karyawan kepada pemberi kerja untuk memperpanjang masa kerja yang telah disepakati sebelumnya. Dokumen ini menjadi bukti tertulis bahwa karyawan berkeinginan melanjutkan hubungan kerja setelah masa kontrak berakhir.

Dokumen ini memiliki fungsi strategis bagi kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan. Bagi karyawan, surat ini menunjukkan komitmen untuk terus berkontribusi, sedangkan bagi perusahaan menjadi bahan pertimbangan untuk mengevaluasi kinerja karyawan tersebut.

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), perpanjangan kontrak kerja dapat dilakukan dengan ketentuan tertentu. Aturan ini mengatur bahwa PKWT dapat dibuat untuk jangka waktu maksimal 5 tahun dengan mekanisme perpanjangan yang jelas.

Surat perpanjangan kontrak kerja harus dibuat dengan bahasa formal dan memuat informasi lengkap seperti identitas karyawan, jabatan, masa kontrak sebelumnya, dan periode perpanjangan yang diajukan. Kelengkapan informasi ini penting untuk memudahkan proses administrasi dan pengambilan keputusan oleh pihak perusahaan.

2. Fungsi dan Manfaat Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

Surat perpanjangan kontrak kerja memiliki beberapa fungsi penting dalam hubungan industrial. Pertama, dokumen ini berfungsi sebagai pengingat resmi kepada perusahaan bahwa masa kontrak karyawan akan segera berakhir dan memerlukan tindak lanjut.

Kedua, surat ini menunjukkan profesionalisme karyawan dalam mengelola karier mereka. Dengan mengajukan permohonan secara tertulis, karyawan menunjukkan keseriusan dan keinginan kuat untuk terus berkontribusi bagi perusahaan.

Ketiga, dokumen ini menjadi dasar hukum untuk pembuatan perjanjian kerja yang baru. Setelah permohonan disetujui, surat ini akan menjadi referensi dalam penyusunan kontrak kerja periode berikutnya dengan segala hak dan kewajiban yang menyertainya.

Keempat, surat perpanjangan kontrak kerja memberikan kepastian bagi kedua belah pihak. Karyawan mendapat kepastian kelanjutan pekerjaan, sementara perusahaan dapat merencanakan kebutuhan sumber daya manusia dengan lebih baik untuk periode mendatang.

3. Aturan Hukum Perpanjangan Kontrak Kerja

Perpanjangan kontrak kerja di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Cipta Kerja khususnya Pasal 59 yang kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah. Aturan ini memberikan kerangka hukum yang jelas mengenai mekanisme perpanjangan kontrak.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, PKWT dapat dibuat untuk paling lama 5 tahun. Perpanjangan kontrak harus dilakukan sebelum masa kontrak berakhir, dengan ketentuan bahwa pengajuan permohonan disampaikan paling lambat 7 hari sebelum kontrak berakhir.

Aturan ini juga menegaskan bahwa jika PKWT tidak diperpanjang dan karyawan tetap bekerja, maka secara otomatis status karyawan berubah menjadi karyawan tetap dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Hal ini memberikan perlindungan hukum bagi pekerja kontrak.

Perusahaan wajib memberikan kompensasi jika tidak memperpanjang kontrak atau mengakhiri kontrak sebelum waktunya. Besaran kompensasi diatur sesuai dengan masa kerja dan ketentuan dalam perjanjian kerja yang telah disepakati sebelumnya.

4. Komponen Penting dalam Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

Sebuah contoh surat perpanjangan kontrak kerja yang baik harus memuat beberapa komponen penting. Komponen-komponen ini memastikan bahwa surat memiliki kelengkapan informasi dan dapat diproses dengan baik oleh pihak perusahaan.

1. Kop Surat atau Judul - Bagian ini memuat judul surat yang jelas, yaitu "Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak Kerja". Judul ditulis dengan huruf kapital dan ditempatkan di tengah halaman untuk memudahkan identifikasi dokumen.
2. Nomor dan Tanggal Surat - Pencantuman nomor surat penting untuk sistem pengarsipan, sedangkan tanggal menunjukkan kapan surat dibuat. Informasi ini membantu tracking dokumen dalam sistem administrasi perusahaan.
3. Tujuan Surat - Bagian ini memuat nama dan jabatan penerima surat, biasanya ditujukan kepada HRD Manager, Direktur, atau Kepala Bagian Kepegawaian. Alamat lengkap perusahaan juga perlu dicantumkan.
4. Salam Pembuka - Gunakan salam pembuka formal seperti "Dengan hormat" untuk menunjukkan kesopanan dan profesionalisme dalam berkomunikasi resmi.
5. Identitas Lengkap Pemohon - Cantumkan data diri lengkap meliputi nama, tempat tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, jabatan saat ini, dan nomor identitas karyawan jika ada.
6. Isi Permohonan - Jelaskan maksud dan tujuan surat, yaitu permohonan perpanjangan kontrak. Sebutkan tanggal berakhirnya kontrak saat ini dan periode perpanjangan yang diinginkan.
7. Lampiran Dokumen - Sebutkan dokumen pendukung yang dilampirkan seperti fotokopi KTP, ijazah, sertifikat, dan dokumen relevan lainnya yang diminta perusahaan.
8. Penutup - Tuliskan kalimat penutup yang sopan dan ucapan terima kasih atas perhatian yang diberikan.
9. Tanda Tangan dan Nama Terang - Bagian ini sangat penting sebagai validasi identitas pemohon dan menunjukkan keseriusan permohonan yang diajukan.

5. Contoh Surat Perpanjangan Kontrak Kerja untuk Berbagai Jenis Pegawai

Berikut adalah berbagai contoh surat perpanjangan kontrak kerja yang dapat dijadikan referensi sesuai dengan jenis pekerjaan dan instansi yang dituju. Setiap contoh memiliki karakteristik khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.

Contoh untuk Karyawan Swasta

SURAT PERMOHONAN PERPANJANGAN KONTRAK KERJA

Jakarta, 15 Januari 2024

Kepada Yth.
Manager HRD
PT Maju Bersama Sejahtera
Jakarta

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad Fauzi
Tempat, Tanggal Lahir: Jakarta, 15 Maret 1995
Alamat: Jl. Melati No. 45, Jakarta Selatan
Pendidikan Terakhir: S1 Teknik Informatika
Jabatan: Staff IT

Melalui surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kerja yang akan berakhir pada tanggal 31 Januari 2024 berdasarkan Surat Perjanjian Kerja Nomor 123/SPK/2023. Saya berharap dapat melanjutkan kontribusi saya di perusahaan untuk periode selanjutnya.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan:
1. Fotokopi KTP
2. Fotokopi Ijazah terakhir
3. Curriculum Vitae terbaru

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan)
Ahmad Fauzi

Contoh untuk Pegawai Honorer

SURAT PERMOHONAN PERPANJANGAN KONTRAK KERJA

Bandung, 20 Januari 2024

Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan
Kota Bandung
Di Bandung

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Siti Nurhaliza, S.Pd
NIP: -
Tempat, Tanggal Lahir: Bandung, 10 Juni 1990
Alamat: Jl. Cihampelas No. 78, Bandung
Jabatan: Tenaga Honorer Administrasi

Dengan ini mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kerja sebagai tenaga honorer yang akan berakhir pada tanggal 28 Februari 2024. Selama masa kontrak, saya telah berupaya memberikan kinerja terbaik sesuai tugas dan tanggung jawab yang diberikan.

Bersama surat ini, saya lampirkan dokumen pendukung:
1. Fotokopi KTP yang masih berlaku
2. Fotokopi Ijazah S1 yang dilegalisir
3. Daftar Riwayat Hidup
4. Surat Keterangan Sehat dari dokter

Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan)
Siti Nurhaliza, S.Pd

Contoh untuk Tenaga Kesehatan

SURAT PERMOHONAN PERPANJANGAN KONTRAK KERJA

Semarang, 5 Februari 2024

Kepada Yth.
Direktur RSUD Kota Semarang
Di Semarang

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: dr. Budi Santoso
STR: 123456789
SIP: 987654321
Tempat, Tanggal Lahir: Semarang, 20 April 1988
Alamat: Jl. Pemuda No. 100, Semarang
Jabatan: Dokter Umum

Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kerja sebagai dokter umum di RSUD Kota Semarang yang akan berakhir pada tanggal 31 Maret 2024 sesuai Surat Perjanjian Kerja Nomor 456/SPK-RSUD/2023.

Sebagai kelengkapan administrasi, bersama ini saya lampirkan:
1. Fotokopi KTP
2. Fotokopi Ijazah Dokter yang dilegalisir
3. Fotokopi STR yang masih berlaku
4. Fotokopi SIP yang masih berlaku
5. Curriculum Vitae terbaru
6. Sertifikat pelatihan yang relevan

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak Direktur, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan)
dr. Budi Santoso

6. Cara Membuat Surat Perpanjangan Kontrak Kerja yang Efektif

Membuat surat perpanjangan kontrak kerja yang efektif memerlukan perhatian terhadap detail dan pemahaman tentang format penulisan surat resmi. Berikut adalah langkah-langkah sistematis yang dapat diikuti untuk menghasilkan surat yang profesional dan mudah diproses.

1. Persiapkan Informasi Dasar - Sebelum mulai menulis, kumpulkan semua informasi yang diperlukan seperti data pribadi lengkap, nomor surat perjanjian kerja sebelumnya, tanggal berakhirnya kontrak, dan dokumen pendukung yang akan dilampirkan. Persiapan yang matang akan mempercepat proses penulisan.
2. Gunakan Format Surat Resmi - Pastikan surat menggunakan format standar surat resmi dengan margin yang tepat, font yang mudah dibaca seperti Arial atau Times New Roman ukuran 11-12, dan spasi yang konsisten. Format yang rapi menunjukkan profesionalisme pemohon.
3. Tulis Judul yang Jelas - Buat judul surat dengan huruf kapital dan cetak tebal di bagian atas tengah halaman. Judul yang jelas memudahkan penerima mengidentifikasi jenis dokumen yang diterima.
4. Cantumkan Identitas Lengkap - Tuliskan data diri secara lengkap dan akurat termasuk nama sesuai KTP, tempat tanggal lahir, alamat domisili terkini, pendidikan terakhir, dan jabatan saat ini. Kelengkapan data memudahkan verifikasi oleh bagian kepegawaian.
5. Jelaskan Maksud dengan Singkat - Sampaikan tujuan surat secara langsung dan jelas dalam satu atau dua paragraf. Hindari bertele-tele namun pastikan informasi penting seperti tanggal berakhirnya kontrak dan periode perpanjangan yang diinginkan tercantum dengan jelas.
6. Sebutkan Dokumen Lampiran - Buat daftar dokumen yang dilampirkan dengan numbering yang rapi. Pastikan semua dokumen yang disebutkan benar-benar dilampirkan untuk menghindari kekurangan berkas.
7. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan - Pilih kata-kata yang formal namun tidak kaku. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau slang. Bahasa yang sopan menunjukkan penghormatan kepada penerima surat.
8. Periksa Kembali Sebelum Dikirim - Lakukan proofreading untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik, tata bahasa, atau informasi yang kurang tepat. Surat yang bebas dari kesalahan menunjukkan ketelitian dan keseriusan pemohon.
9. Tanda Tangan dengan Tinta Asli - Untuk surat versi cetak, gunakan tanda tangan asli dengan tinta biru atau hitam. Tanda tangan digital dapat digunakan untuk surat elektronik dengan memastikan keabsahannya sesuai ketentuan perusahaan.
10. Simpan Salinan untuk Arsip - Selalu simpan salinan surat yang telah dikirim sebagai dokumentasi pribadi. Arsip ini berguna sebagai bukti pengajuan jika diperlukan di kemudian hari.

7. Tips Agar Permohonan Perpanjangan Kontrak Disetujui

Mengajukan permohonan perpanjangan kontrak kerja bukan hanya soal membuat surat yang baik, tetapi juga mempersiapkan diri agar permohonan memiliki peluang besar untuk disetujui. Berikut adalah beberapa tips yang dapat meningkatkan kemungkinan persetujuan.

Pertama, pastikan kinerja selama masa kontrak sebelumnya memuaskan. Perusahaan akan mengevaluasi track record karyawan sebelum memutuskan perpanjangan kontrak. Tunjukkan dedikasi dan hasil kerja yang konsisten sepanjang periode kontrak.

Kedua, ajukan permohonan jauh-jauh hari sebelum kontrak berakhir. Meskipun aturan menyebutkan minimal 7 hari sebelumnya, mengajukan 2-4 minggu lebih awal memberikan waktu cukup bagi perusahaan untuk memproses dan mempertimbangkan permohonan dengan matang.

Ketiga, lengkapi semua dokumen yang diminta tanpa kekurangan. Dokumen yang tidak lengkap dapat memperlambat proses atau bahkan menyebabkan penolakan. Periksa kembali checklist dokumen yang diperlukan sebelum menyerahkan permohonan.

Keempat, tunjukkan nilai tambah yang dapat diberikan jika kontrak diperpanjang. Dalam surat atau saat wawancara, sampaikan rencana kontribusi atau target yang ingin dicapai di periode berikutnya. Ini menunjukkan bahwa karyawan memiliki visi jelas untuk pengembangan diri dan perusahaan.

8. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Kapan waktu yang tepat mengajukan surat perpanjangan kontrak kerja?

Waktu ideal untuk mengajukan surat perpanjangan kontrak kerja adalah 2-4 minggu sebelum masa kontrak berakhir. Meskipun aturan hukum menyebutkan minimal 7 hari sebelumnya, pengajuan lebih awal memberikan waktu cukup bagi perusahaan untuk memproses dan mempertimbangkan permohonan dengan baik. Pengajuan yang terlalu mepet dapat menyulitkan proses administrasi dan pengambilan keputusan.

2. Apakah surat perpanjangan kontrak kerja harus menggunakan materai?

Surat permohonan perpanjangan kontrak kerja umumnya tidak memerlukan materai karena ini adalah surat permohonan, bukan perjanjian. Namun, surat perjanjian kontrak kerja yang baru setelah permohonan disetujui biasanya memerlukan materai sesuai ketentuan yang berlaku. Sebaiknya konfirmasi ke bagian HRD perusahaan mengenai persyaratan spesifik yang mereka terapkan.

3. Dokumen apa saja yang perlu dilampirkan dalam surat perpanjangan kontrak?

Dokumen yang umumnya dilampirkan meliputi fotokopi KTP, fotokopi ijazah terakhir yang dilegalisir, curriculum vitae terbaru, dan surat keterangan sehat. Untuk profesi tertentu seperti dokter atau guru, diperlukan tambahan dokumen seperti STR, SIP, atau sertifikat profesi yang relevan. Sebaiknya tanyakan langsung ke bagian kepegawaian mengenai dokumen spesifik yang diperlukan di tempat kerja Anda.

4. Bagaimana jika permohonan perpanjangan kontrak ditolak?

Jika permohonan ditolak, karyawan berhak mengetahui alasan penolakan dan mendapatkan kompensasi sesuai ketentuan yang berlaku. Perusahaan wajib memberikan pemberitahuan penolakan secara tertulis dan membayar kompensasi sesuai masa kerja. Karyawan dapat menggunakan waktu tersisa untuk mencari pekerjaan baru atau meminta rekomendasi dari perusahaan untuk melamar di tempat lain.

5. Berapa kali kontrak kerja dapat diperpanjang?

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, PKWT dapat dibuat untuk jangka waktu maksimal 5 tahun. Perpanjangan dapat dilakukan beberapa kali selama total masa kontrak tidak melebihi 5 tahun. Setelah periode maksimal tersebut, jika karyawan masih bekerja, maka statusnya otomatis berubah menjadi karyawan tetap dengan PKWTT.

6. Apakah bisa mengajukan perpanjangan kontrak dengan perubahan jabatan atau gaji?

Ya, karyawan dapat mengajukan perpanjangan kontrak sekaligus mengusulkan perubahan jabatan atau penyesuaian gaji. Namun, hal ini perlu dikomunikasikan dengan jelas dalam surat permohonan atau melalui diskusi dengan atasan dan HRD. Perubahan tersebut akan menjadi bahan negosiasi dan pertimbangan perusahaan dalam memutuskan perpanjangan kontrak dengan syarat dan ketentuan baru.

7. Bagaimana cara membuat surat perpanjangan kontrak kerja dalam format digital?

Untuk format digital, gunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs dengan format yang sama seperti surat cetak. Setelah selesai, simpan dalam format PDF untuk menjaga format tetap rapi. Tanda tangan dapat menggunakan tanda tangan digital yang sah atau scan tanda tangan basah. Kirim melalui email resmi perusahaan dengan subject yang jelas dan lampirkan dokumen pendukung dalam format PDF yang terorganisir dengan baik.