Contoh Surat Resign Kerja yang Baik dan Profesional

1. Pengertian dan Pentingnya Surat Resign Kerja

Surat resign kerja adalah dokumen resmi yang digunakan untuk menyatakan niat seorang karyawan untuk berhenti dari pekerjaannya. Dokumen ini berfungsi sebagai pemberitahuan formal kepada atasan dan departemen HR mengenai keputusan pengunduran diri yang telah diambil dengan pertimbangan matang.

Pernyataan pengunduran diri harus dilakukan secara tertulis dan resmi, karena pernyataan lisan dianggap tidak formal dan kurang sopan. Surat ini selalu ditujukan kepada atasan atau bagian yang mengurusi persoalan karyawan, yaitu Human Resource Development (HRD), untuk memastikan proses administrasi berjalan sesuai prosedur perusahaan.

Menulis surat pengunduran diri dengan baik dan sopan sangat penting karena menunjukkan profesionalisme dan menghormati prosedur perusahaan. Sikap ini memperlihatkan bahwa kamu tetap berdedikasi penuh pada pekerjaan dan menghargai tempat kerja, meskipun telah memutuskan untuk keluar.

Adanya surat resign juga memberikan waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti atau melakukan penyesuaian internal sebelum kamu resmi keluar. Biasanya, pemberitahuan diberikan paling lambat 30 hari sebelum tanggal efektif pengunduran diri, sesuai dengan kebijakan perusahaan yang tertulis dalam kontrak kerja.

2. Komponen Penting dalam Surat Resign Kerja

Sebelum membuat contoh surat resign kerja, penting untuk memahami komponen utama yang harus ada dalam surat tersebut. Format yang tepat akan membuat surat kamu terlihat profesional dan memenuhi standar administrasi perusahaan.

Berikut adalah komponen-komponen penting yang harus ada dalam surat pengunduran diri:

1. Tempat dan Tanggal Penulisan Surat: Menunjukkan kapan dan di mana surat tersebut dibuat, diletakkan di bagian kanan atau kiri atas surat.
2. Alamat Tujuan Surat: Nama lengkap atasan atau HRD beserta jabatan dan alamat perusahaan, ditulis di sisi kiri atas dengan format menggantung.
3. Salam Pembuka: Menggunakan kata "Dengan hormat" atau "Yang terhormat" sebagai pembuka surat yang sopan.
4. Identitas Diri: Mencantumkan nama lengkap, NIK (Nomor Induk Karyawan), jabatan, dan departemen untuk memperjelas identitas dalam perusahaan.
5. Pernyataan Resign: Menyatakan dengan jelas dan tegas niat untuk mengundurkan diri dari posisi yang dijabat.
6. Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Menyebutkan kapan kamu resmi berhenti bekerja, biasanya sesuai dengan ketentuan notice period perusahaan.
7. Alasan Pengunduran Diri: Memberikan alasan singkat, logis, dan profesional tanpa menyinggung pihak manapun (bersifat opsional).
8. Ucapan Terima Kasih: Menghargai kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama bekerja di perusahaan.
9. Permohonan Maaf: Memohon maaf atas segala kekurangan atau kesalahan yang mungkin terjadi selama masa kerja.
10. Kesediaan Membantu Transisi: Menawarkan bantuan selama masa transisi untuk memastikan kelancaran pekerjaan hingga pengganti ditemukan.
11. Penutup dan Tanda Tangan: Mengakhiri surat dengan kata "Hormat saya" diikuti nama lengkap dan tanda tangan, serta pemberian materai jika diperlukan.

3. Cara Mengundurkan Diri yang Baik dan Profesional

Mengajukan pengunduran diri tidak hanya tentang menulis surat, tetapi juga tentang bagaimana kamu menyampaikannya dengan cara yang profesional. Proses yang baik akan menjaga reputasi dan membuka peluang kerja sama di masa depan.

Langkah pertama adalah membuat perjanjian untuk meeting 1-on-1 dengan atasan atau HRD. Mengajukan resign secara pribadi menunjukkan rasa hormat dan memberikan kesempatan untuk berdiskusi secara terbuka mengenai keputusan kamu tanpa melibatkan seluruh kantor.

Saat pertemuan, ceritakan alasan yang jelas dan rasional mengenai pengunduran diri. Beberapa alasan umum meliputi minim apresiasi, tidak merasakan perkembangan karier, mendapatkan tawaran kerja lebih baik, budaya kerja yang kurang mendukung kesehatan mental, atau tujuan performa kerja yang tidak realistis.

Usahakan untuk menyampaikan alasan dengan bijaksana tanpa menyinggung atasan, HRD, atau perusahaan. Jangan ragu juga untuk meminta feedback dan saran dari atasan, karena masukan tersebut dapat membantu meningkatkan kualitas kerja kamu di perusahaan baru.

Berikan informasi pengunduran diri sesuai dengan one month notice atau ketentuan yang tertulis di kontrak kerja. Tujuan dari notice period ini adalah agar kamu masih bisa menyelesaikan berbagai tanggung jawab dan perusahaan memiliki waktu untuk mencari pengganti.

Serahkan surat pengunduran diri saat pertemuan atau melalui email jika sedang bekerja dari rumah. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada atasan, HRD, dan rekan kerja, serta tetap menjaga hubungan baik meskipun sudah resmi mengundurkan diri.

4. Contoh Surat Resign Kerja untuk Berbagai Situasi

Berikut adalah berbagai contoh surat resign kerja yang dapat kamu jadikan referensi sesuai dengan situasi dan alasan pengunduran diri. Setiap contoh disusun dengan format profesional dan bahasa yang sopan.

1. Contoh Surat Resign Kerja Formal

Jakarta, 17 Maret 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Anda]
NIK: [Nomor Induk Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Anda]
Departemen: [Nama Departemen]

Melalui surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan pengunduran diri dari jabatan [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Resign].

Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan berbagai aspek dan alasan pribadi yang tidak dapat saya sampaikan secara detail. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Perusahaan].

Saya juga mengucapkan terima kasih kepada rekan kerja atas dukungan dan kerja sama yang baik selama ini. Saya berharap [Nama Perusahaan] terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa mendatang.

Saya bersedia membantu selama masa transisi untuk memastikan kelancaran pekerjaan hingga pengganti saya ditemukan. Saya mohon maaf atas segala kekurangan selama masa kerja saya.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Anda]

2. Contoh Surat Resign Simple

Bandung, 17 Maret 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya, [Nama Anda], dengan ini mengajukan pengunduran diri dari [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan Anda], efektif per [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama saya bekerja di sini. Mohon maaf atas segala kekurangan selama masa kerja saya.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Anda]

3. Contoh Surat Resign karena Melanjutkan Pendidikan

Yogyakarta, 17 Maret 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya, [Nama Anda], bermaksud mengajukan pengunduran diri dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], efektif per [Tanggal Efektif Resign].

Keputusan ini saya ambil karena saya berencana melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, yang memerlukan fokus dan komitmen penuh.

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah saya peroleh selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya berharap perusahaan ini terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa mendatang.

Saya bersedia membantu selama masa transisi untuk memastikan kelancaran pekerjaan hingga pengganti saya ditemukan.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Anda]

4. Contoh Surat Resign karena Alasan Kesehatan

Surabaya, 17 Maret 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya, [Nama Anda], bermaksud mengajukan resign dari [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan Anda], efektif per [Tanggal Efektif Resign].

Keputusan ini saya ambil karena kondisi kesehatan yang memerlukan perawatan dan pemulihan intensif, sehingga saya tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan optimal.

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikan selama saya bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya berharap perusahaan ini terus sukses dan berkembang di masa mendatang.

Saya bersedia membantu selama masa transisi untuk memastikan kelancaran pekerjaan hingga pengganti saya ditemukan.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Anda]

5. Contoh Surat Resign karena Pindah Domisili

Medan, 17 Maret 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya, [Nama Anda], dengan ini mengajukan pengunduran diri dari [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan Anda], efektif per [Tanggal Efektif Resign].

Keputusan ini saya ambil karena saya akan pindah domisili ke kota lain mengikuti keluarga, sehingga tidak memungkinkan untuk melanjutkan pekerjaan di [Nama Perusahaan].

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama saya bekerja di sini. Saya berharap [Nama Perusahaan] terus sukses dan berkembang di masa mendatang.

Saya bersedia membantu selama masa transisi untuk memastikan kelancaran pekerjaan hingga pengganti saya ditemukan.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Anda]

6. Contoh Surat Resign karena Mendapatkan Pekerjaan Baru

Semarang, 17 Maret 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Anda]
Jabatan: [Jabatan Anda]

Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari jabatan [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan], efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].

Keputusan ini saya ambil setelah menerima tawaran pekerjaan di perusahaan lain yang lebih sesuai dengan rencana pengembangan karier saya.

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah saya peroleh selama bekerja di perusahaan ini. Saya juga memohon maaf atas segala kekurangan selama masa kerja saya.

Saya bersedia membantu dalam proses transisi agar pekerjaan saya dapat diteruskan dengan baik.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Anda]

5. Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Sebelum Resign

Sebelum memutuskan untuk mengajukan contoh surat resign kerja, ada beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan agar proses tersebut berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Pertama, tinjau kembali kontrak kerja untuk mengetahui ketentuan mengenai resign, seperti masa pemberitahuan (notice period) dan kewajiban lainnya. Memahami hal ini akan membantu menghindari masalah hukum dan memastikan proses pengunduran diri sesuai dengan peraturan perusahaan.

Kedua, periksa kesiapan keuangan sebelum mengambil langkah pengunduran diri. Pastikan kamu memiliki dana yang memadai untuk biaya hidup dan pertimbangkan kemungkinan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan pekerjaan baru, terutama jika belum memiliki pekerjaan pengganti.

Ketiga, siapkan rencana transisi dengan mendokumentasikan pekerjaan yang sedang berjalan, memberikan pelatihan kepada rekan kerja yang akan mengambil alih tugas, atau merekomendasikan kandidat pengganti. Sikap ini menunjukkan tanggung jawab dan dedikasi terhadap pekerjaan.

Keempat, rencanakan langkah karier selanjutnya dengan matang. Apakah kamu sudah memiliki pekerjaan baru, ingin melanjutkan pendidikan, atau memulai bisnis sendiri? Perencanaan yang baik akan membantu menghadapi masa transisi dengan lebih percaya diri.

Kelima, jaga etika dan profesionalisme selama proses resign. Hindari membicarakan hal-hal negatif tentang perusahaan atau rekan kerja, baik selama masa kerja terakhir maupun setelah meninggalkan perusahaan, karena hal ini dapat merusak reputasi profesional kamu.

Terakhir, pertahankan hubungan baik dengan atasan dan rekan kerja. Jaringan profesional yang baik dapat bermanfaat bagi karier di masa depan, baik dalam bentuk rekomendasi maupun peluang kerja lainnya.

6. Tips Menulis Surat Resign yang Efektif

Menulis surat resign yang efektif memerlukan perhatian khusus terhadap bahasa, format, dan isi surat. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu kamu menyusun surat pengunduran diri yang profesional.

Gunakan bahasa yang sopan, formal, dan resmi karena surat akan ditujukan kepada atasan atau pimpinan perusahaan. Pemilihan kata yang tepat menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme, meskipun kamu sedang mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan.

Buatlah surat sesingkat mungkin namun tetap jelas dan tidak berbelit-belit mengenai pernyataan pengunduran diri. Surat yang terlalu panjang dapat membuat pembaca kehilangan fokus pada poin utama, yaitu niat untuk mengundurkan diri.

Hindari menyebutkan hal-hal negatif tentang perusahaan, atasan, atau rekan kerja dalam surat. Fokuslah pada aspek positif seperti pengalaman berharga, kesempatan belajar, dan ucapan terima kasih atas dukungan yang telah diberikan.

Cantumkan tanggal efektif pengunduran diri dengan jelas sesuai dengan ketentuan notice period yang tertulis dalam kontrak kerja. Hal ini memberikan kepastian kepada perusahaan untuk melakukan persiapan yang diperlukan.

Tawarkan bantuan selama masa transisi untuk menunjukkan tanggung jawab dan komitmen hingga hari terakhir bekerja. Kesediaan membantu proses handover akan meninggalkan kesan positif dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan.

Jangan lupa untuk memeriksa kembali surat sebelum diserahkan, pastikan tidak ada kesalahan penulisan, tata bahasa, atau informasi yang kurang lengkap. Surat yang rapi dan bebas kesalahan mencerminkan profesionalisme kamu.

7. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Berapa lama waktu pemberitahuan yang ideal untuk resign?

Waktu pemberitahuan ideal untuk resign biasanya minimal dua minggu hingga satu bulan sebelum tanggal efektif pengunduran diri, tergantung pada kebijakan perusahaan yang tertulis dalam kontrak kerja. Beberapa perusahaan mungkin memerlukan notice period hingga dua bulan untuk posisi tertentu. Pastikan untuk memeriksa kontrak kerja dan berkonsultasi dengan HRD agar proses pengunduran diri sesuai prosedur.

2. Apakah harus menyebutkan alasan resign dalam surat?

Menyebutkan alasan resign dalam surat bersifat opsional. Jika kamu memilih untuk mencantumkan alasan, pastikan alasan tersebut singkat, logis, dan tidak menyinggung pihak manapun. Alasan yang umum disebutkan antara lain melanjutkan pendidikan, alasan kesehatan, pindah domisili, atau mendapatkan peluang karier baru. Jika tidak ingin menyebutkan alasan secara detail, kamu dapat menggunakan frasa umum seperti "alasan pribadi" atau "pengembangan karier".

3. Bagaimana cara menyerahkan surat resign?

Surat resign sebaiknya diserahkan secara langsung kepada atasan atau HRD setelah melakukan pertemuan 1-on-1 untuk membicarakan keputusan pengunduran diri. Jika sedang bekerja dari rumah atau tidak memungkinkan untuk bertemu langsung, surat dapat dikirimkan melalui email dengan subjek yang jelas seperti "Pengajuan Pengunduran Diri - [Nama Anda]". Pastikan untuk menyimpan salinan surat sebagai dokumentasi pribadi.

4. Apakah surat resign harus menggunakan materai?

Penggunaan materai pada surat resign tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Beberapa perusahaan memerlukan materai sebagai tanda bahwa surat tersebut adalah dokumen resmi, sementara perusahaan lain tidak mewajibkannya. Sebaiknya tanyakan kepada HRD mengenai prosedur yang berlaku di perusahaan kamu untuk memastikan surat resign memenuhi persyaratan administrasi yang ditetapkan.

5. Apa yang harus dilakukan jika atasan menolak resign?

Secara hukum, atasan tidak dapat menolak pengunduran diri karyawan selama proses dilakukan sesuai dengan ketentuan kontrak kerja dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Jika atasan mencoba menahan atau menolak resign, tetap bersikap profesional dan tegas dengan keputusan kamu. Konsultasikan dengan HRD untuk memastikan proses pengunduran diri berjalan sesuai prosedur. Jika diperlukan, kamu dapat merujuk pada Undang-Undang Ketenagakerjaan yang mengatur hak karyawan untuk mengundurkan diri.

6. Apakah bisa resign tanpa menjalani notice period?

Resign tanpa menjalani notice period umumnya tidak dianjurkan karena melanggar ketentuan kontrak kerja dan dapat berdampak negatif pada reputasi profesional kamu. Namun, dalam kondisi tertentu seperti alasan kesehatan mendesak atau situasi darurat keluarga, perusahaan mungkin dapat memberikan pengecualian. Jika terpaksa harus resign segera, komunikasikan dengan atasan dan HRD secara terbuka, serta siapkan alasan yang kuat dan dokumentasi pendukung jika diperlukan.

7. Bagaimana cara menjaga hubungan baik setelah resign?

Menjaga hubungan baik setelah resign dapat dilakukan dengan beberapa cara: sampaikan keputusan pengunduran diri secara langsung dan transparan kepada atasan dan rekan kerja, selesaikan semua tugas yang tersisa atau lakukan handover dengan baik, ucapkan terima kasih secara personal kepada orang-orang yang telah membantu selama bekerja, dan tetap terhubung melalui media sosial profesional seperti LinkedIn. Hindari membicarakan hal negatif tentang perusahaan atau mantan rekan kerja, karena dunia profesional sangat kecil dan reputasi sangat penting untuk perkembangan karier di masa depan.