1. Pengertian dan Manfaat Email Perusahaan

Email perusahaan adalah alamat email yang menggunakan nama domain perusahaan atau organisasi, bukan domain umum seperti Gmail, Yahoo, atau Outlook. Biasanya, email bisnis dibutuhkan oleh perusahaan, startup, dan profesional untuk komunikasi secara resmi.

Dibandingkan dengan email gratis, email perusahaan memberikan kesan lebih profesional, tepercaya, dan menunjukkan bahwa bisnis Anda dikelola secara serius. Email bisnis dengan domain sendiri memiliki banyak keuntungan yang signifikan untuk perkembangan bisnis.

Menurut survei yang dikutip dari Jagoan Hosting, 74% pelanggan lebih percaya pada email perusahaan daripada email pribadi. Email perusahaan dinilai memiliki kredibilitas lebih aman dan dapat mencegah terjadinya kasus phising ataupun penipuan.

Manfaat utama memiliki email perusahaan meliputi peningkatan kredibilitas dan profesionalisme, membangun branding yang kuat, keamanan dan kontrol penuh, serta fleksibilitas dalam membuat berbagai akun untuk keperluan yang berbeda seperti admin@@perusahaan.com, support@@perusahaan.com, atau sales@@perusahaan.com.

2. Persiapan Sebelum Membuat Email Perusahaan

Sebelum memulai proses pembuatan email perusahaan, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan terlebih dahulu. Persiapan yang matang akan memudahkan proses pembuatan dan memastikan email perusahaan dapat berfungsi dengan optimal.

1. Nama Domain - Anda membutuhkan nama domain yang akan digunakan sebagai alamat email perusahaan. Domain ini adalah alamat web khusus yang dipakai untuk mengakses website, seperti perusahaananda.com
2. Akun Web Hosting - Hosting memungkinkan Anda menyewa ruang di server untuk membangun website dan menghosting kotak email bisnis
3. Pilihan Platform - Tentukan platform yang akan digunakan, seperti Google Workspace, cPanel, DirectAdmin, atau layanan email hosting khusus
4. Perencanaan Struktur Email - Rencanakan struktur email yang dibutuhkan untuk berbagai departemen atau fungsi dalam perusahaan
5. Kebijakan Keamanan - Siapkan kebijakan keamanan email yang akan diterapkan untuk melindungi data perusahaan

Anda dapat membeli nama domain dari perusahaan yang disebut registrar domain, sementara akun web hosting dapat diperoleh dari provider web hosting. Terdapat berbagai tipe hosting yang menyesuaikan dengan kebutuhan yang berbeda-beda.

3. Cara Membuat Email Perusahaan dengan Google Workspace

Google Workspace merupakan salah satu platform terpopuler untuk membuat email perusahaan dengan fitur yang lengkap dan terintegrasi. Platform ini menawarkan aplikasi kolaborasi dari Google yang berfokus pada bisnis seperti Google Drive, Document, Chat dan Meet.

1. Buat Akun Google Workspace - Kunjungi website resmi Google Workspace dan klik tombol "Start Free Trial" untuk mendapatkan versi gratis selama 14 hari
2. Input Data Perusahaan - Masukkan nama bisnis, jumlah karyawan, dan area bisnis yang Anda jalani, kemudian klik "Next"
3. Isi Kontak Info - Sebagai admin default, masukkan informasi kontak pribadi seperti nama dan alamat email lainnya
4. Verifikasi Domain - Jika sudah memiliki domain, klik "Yes" dan masukkan nama domain seperti @namaperusahaan.com
5. Konfirmasi Domain - Pastikan nama domain sudah benar sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya
6. Buat Akun Pengguna - Buat username dan password untuk akun bisnis, jangan lupa centang captcha
7. Finalisasi - Klik "Agree and Continue" untuk menyelesaikan proses pembuatan

Setelah proses selesai, Anda akan mendapatkan email bisnis dengan format nama@@namabisnis.com. Google Workspace menyediakan berbagai paket berbayar mulai dari 3 USD dengan penyimpanan cloud yang kapasitasnya berbeda-beda sesuai kebutuhan bisnis.

4. Cara Membuat Email Perusahaan melalui cPanel

Bagi pengguna hosting dengan control panel cPanel, pembuatan email perusahaan dapat dilakukan dengan mudah tanpa biaya tambahan. Metode ini cocok untuk perusahaan yang sudah memiliki layanan hosting dengan akses cPanel.

1. Login ke cPanel - Masuk ke dashboard cPanel hosting Anda menggunakan username dan password yang telah disediakan
2. Pilih Menu Email Accounts - Cari dan klik menu "Email Accounts" pada dashboard utama cPanel
3. Klik Create - Pilih tombol "Create" berwarna biru untuk menambahkan email bisnis baru
4. Pilih Domain - Tentukan domain yang akan digunakan untuk alamat email perusahaan
5. Atur Username - Masukkan username yang akan muncul sebelum tanda @@ pada alamat email
6. Buat Password - Atur kata sandi yang kuat dengan kombinasi huruf, angka, dan karakter khusus
7. Tentukan Storage Space - Sesuaikan kapasitas penyimpanan email dengan kebutuhan perusahaan
8. Finalisasi - Klik tombol "Create" untuk menyelesaikan proses pembuatan

Setelah email berhasil dibuat, Anda dapat mengaksesnya melalui webmail dengan mengunjungi namadomainanda.com/webmail. Platform ini menyediakan interface seperti Roundcube Webmail yang user-friendly untuk mengelola email perusahaan.

5. Alternatif Platform untuk Email Perusahaan

Selain Google Workspace dan cPanel, terdapat beberapa alternatif platform lain yang dapat digunakan untuk membuat email perusahaan. Setiap platform memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

DirectAdmin merupakan alternatif control panel web hosting yang populer digunakan. Melalui DirectAdmin, pengguna dapat membuat dan mengatur akun email dengan mudah. Prosesnya mirip dengan cPanel, yaitu login ke panel DirectAdmin, pilih menu "E-Mail Manager", kemudian "E-Mail Accounts", dan klik "Create Account".

Zoho Mail menyediakan pilihan paket yang bisa dipilih, bahkan tersedia paket "Free Plan" untuk mencoba layanan mereka. Email gratis untuk bisnis dari Zoho hanya bisa digunakan untuk lima username dalam satu domain dengan rincian 5 GB per user dan maksimal attachment 25 MB.

Email Hosting Khusus menjadi solusi paling efektif untuk perusahaan yang membutuhkan kapasitas penyimpanan besar dan fitur keamanan tingkat tinggi. Layanan ini biasanya menawarkan uptime tinggi, proteksi lengkap, dan akses webmail yang mudah di berbagai perangkat.

Menurut Qwords, pemilihan platform harus mempertimbangkan faktor seperti kapasitas penyimpanan, tingkat keamanan, kemudahan penggunaan, dan biaya operasional yang sesuai dengan budget perusahaan.

6. Tips Keamanan dan Pengelolaan Email Perusahaan

Keamanan email perusahaan merupakan aspek krusial yang tidak boleh diabaikan. Email bisnis sering menjadi target serangan siber karena berisi informasi sensitif perusahaan dan data pelanggan yang berharga.

Implementasikan autentikasi dua faktor (2FA) untuk menambah lapisan keamanan pada semua akun email perusahaan. Gunakan enkripsi untuk melindungi data sensitif yang dikirim melalui email, dan pastikan semua karyawan memahami cara mengenali email phishing dan ancaman keamanan lainnya.

Atur SPF (Sender Policy Framework) pada pengaturan DNS domain untuk mencegah spammer memalsukan pesan menggunakan alamat bisnis Anda. Selain itu, konfigurasikan DKIM dan DMARC untuk perlindungan tambahan terhadap spoofing dan spam.

Lakukan backup data email secara berkala dan buat kebijakan retensi email yang jelas. Pantau aktivitas email secara rutin untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan, dan berikan pelatihan keamanan siber kepada seluruh karyawan secara berkala.

Melansir dari Mebiso, penting untuk memiliki monitoring 24 jam penuh terhadap email perusahaan. Bila ada indikasi plagiasi atau penyalahgunaan domain email, segera lakukan tindakan preventif untuk melindungi reputasi perusahaan.

7. FAQ (Frequently Asked Questions)

Apakah bisa membuat email perusahaan tanpa memiliki website?

Ya, Anda bisa membuat email perusahaan tanpa memiliki website dengan menggunakan layanan seperti Google Workspace atau email hosting khusus. Yang diperlukan hanya nama domain yang sudah terdaftar, tidak harus memiliki hosting website.

Berapa biaya yang diperlukan untuk membuat email perusahaan?

Biaya bervariasi tergantung platform yang dipilih. Google Workspace mulai dari 3 USD per bulan per user, sedangkan melalui cPanel hosting biasanya sudah termasuk dalam paket hosting. Ada juga opsi gratis seperti Zoho Mail dengan keterbatasan fitur.

Bagaimana cara memindahkan email lama ke email perusahaan baru?

Sebagian besar platform menyediakan fitur migrasi email. Anda dapat mengimpor email dari provider lama menggunakan protokol IMAP atau POP3, atau menggunakan tools migrasi yang disediakan oleh platform email perusahaan yang dipilih.

Apakah email perusahaan lebih aman dari email gratis?

Ya, email perusahaan umumnya memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi dengan fitur enkripsi, deteksi malware, perlindungan spam, dan kontrol administratif yang lebih ketat dibandingkan email gratis.

Berapa banyak akun email yang bisa dibuat untuk satu domain?

Jumlah akun email yang dapat dibuat tergantung pada paket layanan yang dipilih. Beberapa provider menawarkan unlimited email accounts, sementara yang lain membatasi berdasarkan paket berlangganan.

Bagaimana cara mengakses email perusahaan dari smartphone?

Email perusahaan dapat diakses melalui aplikasi email bawaan smartphone dengan konfigurasi IMAP/POP3, atau melalui aplikasi khusus seperti Gmail app untuk Google Workspace, atau melalui browser dengan mengakses webmail.

Apa yang harus dilakukan jika lupa password email perusahaan?

Jika lupa password, Anda dapat melakukan reset melalui panel admin (untuk cPanel/DirectAdmin), atau menghubungi administrator email perusahaan. Untuk Google Workspace, gunakan fitur account recovery yang tersedia di halaman login.

Yuk, baca artikel seputar panduan dan cara menarik lainnya di Kapanlagi.com. Kalau bukan sekarang, KapanLagi?